一家客户通知下周来做供应商年度审核，要看的材料包括服务记录、人员培训、问题闭环、应急预案。翻了一整天，发现有三类记录平时根本没留，只能临时补，补出来的东西纸是新的、墨是新的，一眼就能看出来。
3 类临时补不出来的记录
1 天准备时间的缺口
4 项平时该留的痕
1. 审核看什么
看的不是当天讲得多好，而是过去一年有没有按说的做。痕迹类材料说服力更强：工单记录、回访记录、培训签到、问题闭环的完整链路。讲得再顺，材料对不上，结论也不会好。
2. 三类补不出来的
一是过程记录，比如某次故障的处理时序；二是签认记录，比如客户确认过的变更；三是时间戳，比如培训到底发生在什么时候。这三类一旦缺失，事后补都补不真，反而会让审核方对整批材料产生怀疑。
3. 四项平时该留
一是服务台账，按月归档；二是培训与考核记录，含签到与结果；三是问题闭环清单，从提出到验证；四是应急预案与演练记录。四项都不难，难在坚持，所以不如把它压进月度例会的固定议程。
4. 把审核当成一次体检
与其被动应付，不如每季度自查一次，按客户的审核表逐项对一遍。缺什么补什么，到年度审核时只是把已有材料整理出来。主动交自查结果的供应商，通常会让审核方放松不少。
结语
审核能不能过，答案写在过去三百多天里。