看了两周的话务分布,十二点到十三点半的来电占全天一成七,可这个时段在班的人只有三成。排队时长在这一小时里翻了一倍,客户听到的开场常常是请稍等。

17%午间来电占比
2 倍午间排队时长
3 种错峰排法

1. 按人头平摊,话务却按小时波动

按人头平摊班次很省事,但客户打电话的时间并不均匀。午休、下班前、月初,这几个时段的来电密度明显更高。人手按平均配,峰值就一定排长队,低谷就一定闲着。

2. 先把半小时粒度的曲线画出来

把一周的通话按半小时切分,画出来就能看到峰值落在哪。多数团队会发现,真正的峰值不是上班后那一小时,而是午间和临近下班。这条曲线比任何经验判断都可靠。

3. 三种错峰办法

一是把午休拆成两批,一批十一点半、一批十二点半,保证午间在班人数不掉;二是设一个短班,专补十一点半到十四点;三是把非实时渠道的排班往低谷挪,让处理留言的人在峰值时段支援来电。三种可以叠加使用。

4. 别让同一个人天天顶峰值

让同一个人每天都在午间接电话,两个月就会出情绪问题。峰值时段轮流上,配上补休和一句明确的认可,人不会觉得被安排。排班的公平感,往往比排班本身更影响稳定。

5. 把峰值数据贴出来

排班争议多半来自信息不对称。把话务曲线和班次表一起贴在休息区,让大家看到为什么这么排。看得见依据,异议会少一半;只发一张表,永远有人觉得偏心。

6. 休息也要排进峰值表

午间排班常忽略一件事:在班的人也要吃饭。如果午间在班的人轮流去吃饭,实际可接话的人又会少一截。把用餐时间也画进曲线里,算出来的才是在岗人数。

结语

午间排队不是人手不够,是人手放错了时段。把曲线画出来,把班次拆开,等待就会短下来。