续约前拉客户清单，同一家公司在系统里有三个档案：一个建在销售名下，一个建在分公司名下，还有一个是客服手工补的。三个档案的合同金额、联系人、服务记录各不相同，哪个才是这单的真身，一时没人说得清。
3 个同一客户的档案
2 套对不上的服务记录
3 步合并的处理顺序
1. 重复是怎么长出来的
常见来源有三个：客户改名，新建时搜不到就重新建一份；不同渠道各自导入，号码格式不一致导致去重失效；分公司独立开号，集团客户被拆成几份。每一条单独看都合理，合起来就成了三个档案。
2. 对经营的实际影响
续约时算不清历史采购额，报价容易偏低或者偏高；服务记录分散在几处，客户提过的老问题没人接得上；同一客户被两位销售同时跟，客户感受到的是内部混乱。
3. 合并前先定主档
一是以合同主体为准，选出信息完整的那份当主档；二是把其余档案的联系人、跟进记录、工单逐条并进主档，保留来源标记；三是把废档标为已合并并指向主档，不要直接删除，历史还要能追溯。
4. 防止再长出来
建档时按统一社会信用代码或者集团名称做一次查重；导入前先洗一遍号码；分公司开号走同一个客户库，不再各自为政。三条做到，重复率会明显下降。
结语
客户档案的数量不等于客户的数量。先把一个客户认成一个人，后面的判断才有意义。